REGULAMIN ORGANIZACYJNY Centrum Sztuki Galeria EL

Dodano: 15-09-2009

I. Postanowienia ogólne
§ 1

Regulamin organizacyjny, zwany dalej "Regulaminem", ustala szczegółową organizację wewnętrzną, zakres działania komórek organizacyjnych Centrum Sztuki Galeria EL oraz tryb pracy, zasady funkcjonowania i odpowiedzialności tych komórek, a także pracowników instytucji.

§ 2

Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie:

1. "Galeria EL" - rozumieć przez to należy Centrum Sztuki Galerię EL;

2. "komórka organizacyjna" - rozumieć przez to należy działy wyodrębnione w wewnętrznej organizacji Galerii EL;

3. "kierownik" - rozumieć przez to należy pracownika stojącego na czele wyodrębnionego działu w wewnętrznej organizacji Galerii EL, kierującego jego pracą i odpowiedzialnego za jego działalność, wykonywanie planów pracy i powierzonych mu zadań;

4. "pracownik" - rozumieć przez to należy wszystkich pracowników Galerii EL, bez względu na zajmowane stanowisko służbowe.

§ 3

Galeria EL działa na podstawie:

1. Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r., Nr 13, poz. 123 z późn. zmianami);

2. „Statutu Centrum Sztuki Galeria EL" nadanego Uchwałą nr XI/235/2003 Rady Miejskiej w Elblągu z dnia 27 października 2003 r., z późn. zmianami.

II. Kierownictwo, organ doradczo-opiniodawczy

§ 4

Dyrektor, którego obowiązki i uprawnienia ustala Statut, zarządza Galerią EL i kieruje całokształtem jej działalności, podejmuje decyzje oraz wydaje zarządzenia zgodnie z zakresem działania instytucji, decyduje o sprawach personalnych, zaszeregowaniu pracowników, ustala zakres czynności pracowników oraz decyduje o przyznawaniu nagród i premii z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów.

§ 5

Dyrektor zarządza Galerią EL przy pomocy kierowników działów, którzy kierują przydzielonymi komórkami organizacyjnymi oraz sprawują nad nimi nadzór.

§ 6

1. Organem doradczym i opiniodawczym przy Galerii EL jest Rada Programowa, której członkowie powoływani i odwoływani są przez Prezydenta Miasta Elbląga po zaopiniowaniu przez Komisję Oświaty, Kultury i Sportu Rady Miejskiej;
2. Szczegółowy tryb funkcjonowania Rady Programowej określa „Statut Centrum Sztuki Galerii EL".

III. Ogólny tryb pracy, funkcjonowania i odpowiedzialności komórek organizacyjnych i pracowników Galerii EL

§ 7

1. W pracy Galerii EL obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności. Na czele każdej komórki organizacyjnej stoi jeden odpowiedzialny za nią kierownik, a każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za ich wykonanie.

2. W czasie nieobecności Dyrektora zastępuje Kierownik Administracyjno-Gospodarczy, który ponosi w tym czasie odpowiedzialność za działalność Galerii EL na podstawie pisemnego upoważnienia. Pod nieobecność Dyrektora oraz Kierownika Administracyjno-Gospodarczego funkcję zarządzającego placówką pełni Główny Księgowy.

3. Podczas nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik, który w tym czasie przejmuje uprawnienia i odpowiedzialność za prawidłową realizację zadań kierownika.

§ 8

1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:

1) pisma do organów administracji publicznej;

2) wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia i instrukcje;

3) dokumenty dotyczące udzielania zleceń płatniczych, z kontrasygnatą Głównego Księgowego;

4) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Galerii EL.

2. Dla zapewnienia bieżącej i sprawnej działalności Galerii EL podczas nieobecności Dyrektora, prawo podpisywania pism i dokumentów wymienionych w ust. 1 ma Kierownik Administracjno-Gospodarczy;

3. Sprawozdania finansowe z działalności Galerii EL podpisują Dyrektor oraz Główny Księgowy.

4. Wszystkie dokumenty w sprawach finansowych, przedstawione Dyrektorowi do podpisu, powinny posiadać kontrasygnatę Głównego Księgowego.

§ 9

1. Pisma przygotowywane do podpisu Dyrektora powinny być parafowane na kopii przez kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej lub przez pracowników komórek organizacyjnych, z którymi treść pisma była uzgodniona merytorycznie.

2. Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma dotyczący załatwienia sprawy i przedkładany do ostatecznej decyzji przełożonemu podpisuje wpinaną do akt sprawy kopię tego pisma.

3. Podpisujący pismo odpowiada za merytoryczne załatwienie sprawy oraz jej zgodność z interesem Galerii EL.

§ 10

1. Informacji o sprawach podstawowych, dotyczących całości działań Galerii EL, udziela Dyrektor lub pracownik odpowiedzialny za kontakt z mediami;

2. Kierownicy działów udzielają informacji dotyczących spraw kierowanej przez nich komórki organizacyjnej;

3. Przy udzielaniu wszelkich informacji należy przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych, i nie szkodzić interesom Galerii EL.

§ 11

1. Dyrektorowi podlegają:

1) Dział Finansowo - Księgowy;

2) Dział Administracyjno - Gospodarczy;

3) Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy;

§ 12

1. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy kierowanie wykonywaniem zadań objętych zakresem działania tych komórek, a w szczególności:

1) planowanie i podejmowanie decyzji w zakresie realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej, określanie celów i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia;

2) organizowanie pracy w dziale poprzez określenie najlepszego sposobu powiązania i koordynacji dostępnych zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych i informacyjnych celem realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej;

3) dokonywanie efektywnego podziału pracy w komórce organizacyjnej;

4) sprawne i skuteczne kierowanie zespołem pracowniczym;

5) szkolenie i motywowanie podwładnych;

6) kontrolowanie realizacji powierzonych zadań;

7) udzielanie podwładnym instruktażu z zakresu realizacji planów jednorazowych komórki organizacyjnej (programów i projektów) oraz planów stałych, tj. standardowych procedur działania, obowiązujących przepisów i reguł;

8) dokonywanie oceny pracowników na podstawie porównania osiągniętych efektów z oczekiwanymi,

9) planowanie, organizacja i realizacja innowacyjnych działań z zakresu rozwoju Galerii EL,

10) pełnienie funkcji kierowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami i wskazówkami Dyrektora Galerii EL, kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez podległe komórki organizacyjne;

11) informowanie Dyrektora o przebiegu wykonywania powierzonych im zadań i przedstawianie wniosków związanych z nimi;

12) kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez rozdział zadań pomiędzy odpowiednich pracowników i udzielanie wskazówek co do sposobu ich wykonania, z uwzględnieniem wytycznych Dyrektora Galerii EL;

13) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez pracowników podległych komórek oraz nad przestrzeganiem przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej, służbowej i o ochronie danych osobowych.

2. Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny za:

1) prawidłową realizację zadań przydzielonych komórce organizacyjnej,

2) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami, regulaminem i poleceniami przełożonych wykonywanie pracy w zakresie przyjętych na siebie obowiązków,

3) powierzone mu mienie;

4) sprawne kierownictwo, właściwą organizację, dyscyplinę pracy i przestrzeganie przepisów wewnętrznych;

3. Kierownik komórki organizacyjnej jest uprawniony do:

1) przydzielania pracownikom zadań wynikających z zakresu działania komórki wg niniejszego regulaminu i kontroli ich wykonania,

2) zgłaszania wniosków w sprawach osobowych pracowników podległej komórki organizacyjnej,

3) podpisywania pism w zakresie udzielonego mu upoważnienia;

§ 13

1. Do obowiązków pracownika należy:

1) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami, regulaminem i poleceniami przełożonych wykonywanie pracy w zakresie przyjętych na siebie obowiązków,

2) właściwa gospodarka powierzonym mieniem oraz rozliczanie się z mienia zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3) uzyskanie aprobaty bezpośredniego przełożonego i dopilnowanie biegu sprawy aż do jej ostatecznego załatwienia,

4) przestrzeganie postanowień instrukcji kancelaryjnej,

5) przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów wewnętrznych.

2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za:

1) Prawidłową i terminową realizację powierzonych zadań,

2) podpisanie i przekazanie do dalszego obiegu służbowego dokumentów, które regulują obowiązujące przepisy,

3) powierzone mienie,

4) przestrzeganie dyscypliny pracy;

3. Pracownik jest uprawniony do:

1) podpisywania pism w ramach udzielonego mu upoważnienia,

§ 14

Pracownikami materialnie odpowiedzialnymi w Galerii EL są:

1. Kasjer (osoba pełniąca obowiązki kasjera). Szczegółowy zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień kasjera określa instrukcja wydana przez Ministra Finansów,

2. Kierownik Administracyjno-Gospodarczy,

3. Kierownicy komórek organizacyjnych lub inni pracownicy, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone mienie,

5. Pomoc muzealna

§ 15

Przekazanie i przejęcie stanowiska kierownika komórki organizacyjnej, Głównego Księgowego, kasjera oraz pomocy muzealnej następuje protokolarnie.
Protokół powinien zawierać:

1. Stan zdawanych - przyjmowanych spraw,

2. Spis przekazywanych akt,

3. Listę spraw niezałatwionych,

4. Wykazy pieczęci, kluczy i druków ścisłego zarachowania,

5. Spis wydawnictw

Jeden egzemplarz protokołu zdawczo-odbiorczego zostaje w odpowiedniej komórce organizacyjnej. Kopie protokołu przekazuje się do kadr w celu włączenia do akt osobowych pracownika zdającego i przekazującego.

§ 16

1. Pracownicy mogą być delegowani do wykonania określonych czynności poza siedzibą Galerii EL.

2. Polecenia wyjazdu służbowego podpisuje Dyrektor lub w przypadku jego nieobecności Kierownik Administracyjny;

3. Cel i zakres czynności służbowych w czasie wyjazdu służbowego określa bezpośredni przełożony;

4. Pracownik składa ustne, a w wyjątkowych sytuacjach pisemne sprawozdanie z wyjazdu służbowego.

IV. Organizacja wewnętrzna Galerii EL

§ 17

Organizację wewnętrzną Galerii EL ustala się jak następuje: 

1. Działy - Symbol

A/ Dział Administracyjno-Gospodarczy - DAG

B/ Dział Finansowo-Księgowy - DFK

C/ Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy - DIPR     

Działy

A.  Dział Administracyjno - Gospodarczy DAG

1) prowadzi prace z zakresu zamówień publicznych zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych;

2) prowadzi sprawy ogólno-administracyjne;

3) opracowuje preliminarze budżetowe w zakresie inwestycji, remontów, zaopatrzenia, transportu i innych spraw gospodarczych;

4) prowadzi sprawy inwestycji, kapitalnych remontów oraz remontów i konserwacji budynków, mebli i urządzeń, maszyn i sprzętu gospodarczego;

5) prowadzi księgi inwentarzowe majątku trwałego;

6) prowadzi sprawy zaopatrzenia w materiały gospodarcze, piśmienne, druki, meble i urządzenia, maszyny i aparaturę, narzędzia, odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej i inne zgodnie z potrzebami Galerii EL;

7) prowadzi sprawy transportu samochodowego i logistyki;

8) prowadzi sprawy ubezpieczeń rzeczowych;

9) organizuje i nadzoruje prace związane z utrzymaniem czystości, porządku, ochrony mienia oraz zabezpieczeniem przeciwpożarowym posesji, budynków i lokali Galerii EL;

10) administruje budynkami Galerii EL i załatwia sprawy lokalowe;

11) prowadzi magazyn gospodarczy;

12) prowadzi kartę narzędziową każdego z pracowników;

13) prowadzi ochronę mienia i zabezpieczenie p-poż. Galerii EL;

14) prowadzi sprawy z zakresu bhp;

15) prowadzi sprawy z zakresu obrony cywilnej, opracowuje i aktualizuje dokumentację obrony cywilnej i spraw obronnych ze szczególnym uwzględnieniem „Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych";

16) prowadzi magazyn wystaw czasowych i odpowiada za przechowanie, transport dzieł sztuki;

17) jest odpowiedzialny za techniczną stronę promocji placówki - plakatowanie, umieszczanie banerów itp.

B.     Dział Finansowo-Księgowy DFK

1) prowadzi sprawy kancelaryjne, kontroluje i odpowiada za właściwy, wewnętrzny obieg dokumentów w Galerii EL w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji, organizowania obiegu pism i prowadzenia ewidencji zarządzeń i komunikatów wewnętrznych, podawania do wiadomości zainteresowanych komórek zarządzeń, okólników, instrukcji, informacji itp.;

2) prowadzi obsługę kasową;

3) nalicza płace dla pracowników Galerii EL oraz osób wykonujących zadania dla Galerii EL;

4) prowadzi dokumentację Działu;

5) prowadzi terminarz spotkań, konferencji, narad i innych spotkań służbowych Dyrektora;

6) organizuje wyjazdy służbowe Dyrektora;

7) opracowuje projekty oraz preliminarze budżetowe Galerii EL;

8) prowadzi wstępną i bieżącą kontrolę legalności dokumentów dotyczących wydatków oraz ewidencję i kontrolę druków ścisłego zarachowania;

9) prowadzi rachunkowość Galerii EL zgodnie z zasadami obowiązującymi instytucje kultury;

10) prowadzi ewidencję materiałową (kartoteka ilościowo - jakościowa);

11) prowadzi ewidencję środków trwałych o wysokiej wartości oraz ich amortyzację;

12) pełni nadzór nad gospodarką finansową Galerii EL;

13) opracowuje sprawozdania z realizacji budżetu oraz analizę jego wykonania,

14) prowadzi sprawy związane z ubezpieczeniem pracowników;

15) przeprowadza wszelkie rozliczenia z ZUS, Urzędem Skarbowym i GUS;

16) prowadzi sprawozdawczość z pracy Działu;

17) zajmuje się planowaniem potrzeb kadrowych;

18) prowadzi sprawy doskonalenia systemu awansowania i form wyróżniania pracowników;

19) kontroluje przestrzegania dyscypliny pracy;

20) prowadzi sprawy kształcenia, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji pracowników;

21) prowadzi sprawy zatrudnienia w zakresie: planowania zatrudnienia, współpracy z jednostkami administracji publicznej, opracowywania regulaminów wynagradzania pracowników;

22) prowadzi ewidencję dokumentów kontroli zewnętrznych oraz przechowuje protokoły, pisma pokontrolne i odpowiedzi.

C. Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy

1) prowadzi działalność edukacyjną w oparciu o program autorski zatwierdzony przez Dyrektora Galerii EL;
2) współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się animacją kulturalną i edukacją dzieci i młodzieży;
3) prowadzi Archiwum, Magazyn Dzieł Sztuki, Bibliotekę Galerii EL;
4) przygotowuje instrukcje niezbędne w procesie gromadzenia i opracowania zbiorów, dokumentacji archiwalnej i zbiorów bibliotecznych;
5) współpracuje z innymi instytucjami wystawienniczymi oraz kuratorami w zakresie specjalności Działu;
6) prowadzi sprawozdawczość z działalności merytorycznej Galerii EL;
7) bierze udział w przygotowaniu wystaw i innych imprez organizowanych przez Galerię EL;
8) pozyskuje środki pozabudżetowe;

9) odpowiada za merytoryczną część witryny internetowej Galerii EL, prowadzi Archiwum Internetowe Galerii EL;
10) prowadzi działalność wydawniczą w zakresie opracowania materiałów, projektowania i kontroli na każdym etapie procesu wydawniczego;

11) przygotowuje od strony formalnej i prawnej umowy i protokoły przyjęcia-zwrotu dzieł sztuki; współpracuje z Działem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie zabezpieczenia wystaw czasowych;

12) prowadzi działania mające na celu ochronę i promocję zespołu form przestrzennych - „Otwartej Galerii";
13) współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi galerii w realizacji zadań wynikających z pracy Działu;
15) przygotowuje samodzielnie lub w oparciu o współpracę z kuratorami lub menadżerami część rocznego programu wstawienniczo-koncertowego;
16) opracowuje politykę promocji Galerii EL; współpracuje w tej dziedzinie z Działem Administracyjno-Gospodarczym;

17) opracowuje plan marketingowy działań Galerii EL.


§ 18

Strukturę organizacyjną Galerii EL obrazuje schemat, który stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 19

W celu realizacji określonych prac lub wykonania konkretnych zadań Dyrektor może powołać komisje, zespoły, grupy problemowe itp.

                                                        § 20

Z chwilą wejścia w życie „Regulaminu Organizacyjnego Centrum Sztuki Galeria EL" traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem nr 1/06 Dyrektora Centrum Sztuki Galeria EL z dnia 24 stycznia 2006 roku.

                                                        § 21

Wejście w życie niniejszego Regulaminu Organizacyjnego następuje po zaopiniowaniu go przez Radę Programową i Prezydenta Miasta Elbląga.