Regulamin organizacyjny, zwany dalej "Regulaminem", ustala szczegółową organizację wewnętrzną, zakres działania komórek organizacyjnych Centrum Sztuki Galeria EL oraz tryb pracy, zasady funkcjonowania i odpowiedzialności tych komórek, a także pracowników instytucji.
Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie:
1. "Galeria EL" - rozumieć przez to należy Centrum Sztuki Galerię EL;
2. "komórka organizacyjna" - rozumieć przez to należy działy wyodrębnione w wewnętrznej organizacji Galerii EL;
3. "kierownik" - rozumieć przez to należy pracownika stojącego na czele wyodrębnionego działu w wewnętrznej organizacji Galerii EL, kierującego jego pracą i odpowiedzialnego za jego działalność, wykonywanie planów pracy i powierzonych mu zadań;
4. "pracownik" - rozumieć przez to należy wszystkich pracowników Galerii EL, bez względu na zajmowane stanowisko służbowe.
Galeria EL działa na podstawie:
1. Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r., Nr 13, poz. 123 z późn. zmianami);
2. „Statutu Centrum Sztuki Galeria EL" nadanego Uchwałą nr XI/235/2003 Rady Miejskiej w Elblągu z dnia 27 października 2003 r., z późn. zmianami.
§ 4
Dyrektor, którego obowiązki i uprawnienia ustala Statut, zarządza Galerią EL i kieruje całokształtem jej działalności, podejmuje decyzje oraz wydaje zarządzenia zgodnie z zakresem działania instytucji, decyduje o sprawach personalnych, zaszeregowaniu pracowników, ustala zakres czynności pracowników oraz decyduje o przyznawaniu nagród i premii z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów.
Dyrektor zarządza Galerią EL przy pomocy kierowników działów, którzy kierują przydzielonymi komórkami organizacyjnymi oraz sprawują nad nimi nadzór.
1. Organem doradczym i opiniodawczym przy Galerii EL jest Rada Programowa, której członkowie powoływani i odwoływani są przez Prezydenta Miasta Elbląga po zaopiniowaniu przez Komisję Oświaty, Kultury i Sportu Rady Miejskiej;
2. Szczegółowy tryb funkcjonowania Rady Programowej określa „Statut Centrum Sztuki Galerii EL".
§ 7
1. W pracy Galerii EL obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności. Na czele każdej komórki organizacyjnej stoi jeden odpowiedzialny za nią kierownik, a każdy pracownik podlega bezpośrednio tylko jednemu przełożonemu, od którego otrzymuje polecenia służbowe i przed którym jest odpowiedzialny za ich wykonanie.
2. W czasie nieobecności Dyrektora zastępuje Kierownik Administracyjno-Gospodarczy, który ponosi w tym czasie odpowiedzialność za działalność Galerii EL na podstawie pisemnego upoważnienia. Pod nieobecność Dyrektora oraz Kierownika Administracyjno-Gospodarczego funkcję zarządzającego placówką pełni Główny Księgowy.
3. Podczas nieobecności kierownika komórki organizacyjnej, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik, który w tym czasie przejmuje uprawnienia i odpowiedzialność za prawidłową realizację zadań kierownika.
1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
1) pisma do organów administracji publicznej;
2) wewnętrzne akty normatywne, zarządzenia i instrukcje;
3) dokumenty dotyczące udzielania zleceń płatniczych, z kontrasygnatą Głównego Księgowego;
4) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Galerii EL.
2. Dla zapewnienia bieżącej i sprawnej działalności Galerii EL podczas nieobecności Dyrektora, prawo podpisywania pism i dokumentów wymienionych w ust. 1 ma Kierownik Administracjno-Gospodarczy;
3. Sprawozdania finansowe z działalności Galerii EL podpisują Dyrektor oraz Główny Księgowy.
4. Wszystkie dokumenty w sprawach finansowych, przedstawione Dyrektorowi do podpisu, powinny posiadać kontrasygnatę Głównego Księgowego.
1. Pisma przygotowywane do podpisu Dyrektora powinny być parafowane na kopii przez kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej lub przez pracowników komórek organizacyjnych, z którymi treść pisma była uzgodniona merytorycznie.
2. Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma dotyczący załatwienia sprawy i przedkładany do ostatecznej decyzji przełożonemu podpisuje wpinaną do akt sprawy kopię tego pisma.
3. Podpisujący pismo odpowiada za merytoryczne załatwienie sprawy oraz jej zgodność z interesem Galerii EL.
1. Informacji o sprawach podstawowych, dotyczących całości działań Galerii EL, udziela Dyrektor lub pracownik odpowiedzialny za kontakt z mediami;
2. Kierownicy działów udzielają informacji dotyczących spraw kierowanej przez nich komórki organizacyjnej;
3. Przy udzielaniu wszelkich informacji należy przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych, i nie szkodzić interesom Galerii EL.
1. Dyrektorowi podlegają:
1) Dział Finansowo - Księgowy;
2) Dział Administracyjno - Gospodarczy;
3) Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy;
1. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej należy kierowanie wykonywaniem zadań objętych zakresem działania tych komórek, a w szczególności:
1) planowanie i podejmowanie decyzji w zakresie realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej, określanie celów i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia;
2) organizowanie pracy w dziale poprzez określenie najlepszego sposobu powiązania i koordynacji dostępnych zasobów ludzkich, finansowych, rzeczowych i informacyjnych celem realizacji zadań powierzonych komórce organizacyjnej;
3) dokonywanie efektywnego podziału pracy w komórce organizacyjnej;
4) sprawne i skuteczne kierowanie zespołem pracowniczym;
5) szkolenie i motywowanie podwładnych;
6) kontrolowanie realizacji powierzonych zadań;
7) udzielanie podwładnym instruktażu z zakresu realizacji planów jednorazowych komórki organizacyjnej (programów i projektów) oraz planów stałych, tj. standardowych procedur działania, obowiązujących przepisów i reguł;
8) dokonywanie oceny pracowników na podstawie porównania osiągniętych efektów z oczekiwanymi,
9) planowanie, organizacja i realizacja innowacyjnych działań z zakresu rozwoju Galerii EL,
10) pełnienie funkcji kierowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami i wskazówkami Dyrektora Galerii EL, kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez podległe komórki organizacyjne;
11) informowanie Dyrektora o przebiegu wykonywania powierzonych im zadań i przedstawianie wniosków związanych z nimi;
12) kontrola i nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonaniem zadań przez rozdział zadań pomiędzy odpowiednich pracowników i udzielanie wskazówek co do sposobu ich wykonania, z uwzględnieniem wytycznych Dyrektora Galerii EL;
13) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy przez pracowników podległych komórek oraz nad przestrzeganiem przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej, służbowej i o ochronie danych osobowych.
2. Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny za:
1) prawidłową realizację zadań przydzielonych komórce organizacyjnej,
2) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami, regulaminem i poleceniami przełożonych wykonywanie pracy w zakresie przyjętych na siebie obowiązków,
3) powierzone mu mienie;
4) sprawne kierownictwo, właściwą organizację, dyscyplinę pracy i przestrzeganie przepisów wewnętrznych;
3. Kierownik komórki organizacyjnej jest uprawniony do:
1) przydzielania pracownikom zadań wynikających z zakresu działania komórki wg niniejszego regulaminu i kontroli ich wykonania,
2) zgłaszania wniosków w sprawach osobowych pracowników podległej komórki organizacyjnej,
3) podpisywania pism w zakresie udzielonego mu upoważnienia;
1. Do obowiązków pracownika należy:
1) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami, regulaminem i poleceniami przełożonych wykonywanie pracy w zakresie przyjętych na siebie obowiązków,
2) właściwa gospodarka powierzonym mieniem oraz rozliczanie się z mienia zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) uzyskanie aprobaty bezpośredniego przełożonego i dopilnowanie biegu sprawy aż do jej ostatecznego załatwienia,
4) przestrzeganie postanowień instrukcji kancelaryjnej,
5) przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów wewnętrznych.
2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za:
1) Prawidłową i terminową realizację powierzonych zadań,
2) podpisanie i przekazanie do dalszego obiegu służbowego dokumentów, które regulują obowiązujące przepisy,
3) powierzone mienie,
4) przestrzeganie dyscypliny pracy;
3. Pracownik jest uprawniony do:
1) podpisywania pism w ramach udzielonego mu upoważnienia,
Pracownikami materialnie odpowiedzialnymi w Galerii EL są:
1. Kasjer (osoba pełniąca obowiązki kasjera). Szczegółowy zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień kasjera określa instrukcja wydana przez Ministra Finansów,
2. Kierownik Administracyjno-Gospodarczy,
3. Kierownicy komórek organizacyjnych lub inni pracownicy, którzy przyjęli odpowiedzialność materialną za powierzone mienie,
5. Pomoc muzealna
Przekazanie i przejęcie stanowiska kierownika komórki organizacyjnej, Głównego Księgowego, kasjera oraz pomocy muzealnej następuje protokolarnie.
Protokół powinien zawierać:
1. Stan zdawanych - przyjmowanych spraw,
2. Spis przekazywanych akt,
3. Listę spraw niezałatwionych,
4. Wykazy pieczęci, kluczy i druków ścisłego zarachowania,
5. Spis wydawnictw
Jeden egzemplarz protokołu zdawczo-odbiorczego zostaje w odpowiedniej komórce organizacyjnej. Kopie protokołu przekazuje się do kadr w celu włączenia do akt osobowych pracownika zdającego i przekazującego.
1. Pracownicy mogą być delegowani do wykonania określonych czynności poza siedzibą Galerii EL.
2. Polecenia wyjazdu służbowego podpisuje Dyrektor lub w przypadku jego nieobecności Kierownik Administracyjny;
3. Cel i zakres czynności służbowych w czasie wyjazdu służbowego określa bezpośredni przełożony;
4. Pracownik składa ustne, a w wyjątkowych sytuacjach pisemne sprawozdanie z wyjazdu służbowego.
§ 17
Organizację wewnętrzną Galerii EL ustala się jak następuje:
1. Działy - Symbol
A/ Dział Administracyjno-Gospodarczy - DAG
B/ Dział Finansowo-Księgowy - DFK
C/ Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy - DIPR
Działy
A. Dział Administracyjno - Gospodarczy DAG
1) prowadzi prace z zakresu zamówień publicznych zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych;
2) prowadzi sprawy ogólno-administracyjne;
3) opracowuje preliminarze budżetowe w zakresie inwestycji, remontów, zaopatrzenia, transportu i innych spraw gospodarczych;
4) prowadzi sprawy inwestycji, kapitalnych remontów oraz remontów i konserwacji budynków, mebli i urządzeń, maszyn i sprzętu gospodarczego;
5) prowadzi księgi inwentarzowe majątku trwałego;
6) prowadzi sprawy zaopatrzenia w materiały gospodarcze, piśmienne, druki, meble i urządzenia, maszyny i aparaturę, narzędzia, odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej i inne zgodnie z potrzebami Galerii EL;
7) prowadzi sprawy transportu samochodowego i logistyki;
8) prowadzi sprawy ubezpieczeń rzeczowych;
9) organizuje i nadzoruje prace związane z utrzymaniem czystości, porządku, ochrony mienia oraz zabezpieczeniem przeciwpożarowym posesji, budynków i lokali Galerii EL;
10) administruje budynkami Galerii EL i załatwia sprawy lokalowe;
11) prowadzi magazyn gospodarczy;
12) prowadzi kartę narzędziową każdego z pracowników;
13) prowadzi ochronę mienia i zabezpieczenie p-poż. Galerii EL;
14) prowadzi sprawy z zakresu bhp;
15) prowadzi sprawy z zakresu obrony cywilnej, opracowuje i aktualizuje dokumentację obrony cywilnej i spraw obronnych ze szczególnym uwzględnieniem „Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych";
16) prowadzi magazyn wystaw czasowych i odpowiada za przechowanie, transport dzieł sztuki;
17) jest odpowiedzialny za techniczną stronę promocji placówki - plakatowanie, umieszczanie banerów itp.
B. Dział Finansowo-Księgowy DFK
1) prowadzi sprawy kancelaryjne, kontroluje i odpowiada za właściwy, wewnętrzny obieg dokumentów w Galerii EL w zakresie przyjmowania i wysyłania korespondencji, organizowania obiegu pism i prowadzenia ewidencji zarządzeń i komunikatów wewnętrznych, podawania do wiadomości zainteresowanych komórek zarządzeń, okólników, instrukcji, informacji itp.;
2) prowadzi obsługę kasową;
3) nalicza płace dla pracowników Galerii EL oraz osób wykonujących zadania dla Galerii EL;
4) prowadzi dokumentację Działu;
5) prowadzi terminarz spotkań, konferencji, narad i innych spotkań służbowych Dyrektora;
6) organizuje wyjazdy służbowe Dyrektora;
7) opracowuje projekty oraz preliminarze budżetowe Galerii EL;
8) prowadzi wstępną i bieżącą kontrolę legalności dokumentów dotyczących wydatków oraz ewidencję i kontrolę druków ścisłego zarachowania;
9) prowadzi rachunkowość Galerii EL zgodnie z zasadami obowiązującymi instytucje kultury;
10) prowadzi ewidencję materiałową (kartoteka ilościowo - jakościowa);
11) prowadzi ewidencję środków trwałych o wysokiej wartości oraz ich amortyzację;
12) pełni nadzór nad gospodarką finansową Galerii EL;
13) opracowuje sprawozdania z realizacji budżetu oraz analizę jego wykonania,
14) prowadzi sprawy związane z ubezpieczeniem pracowników;
15) przeprowadza wszelkie rozliczenia z ZUS, Urzędem Skarbowym i GUS;
16) prowadzi sprawozdawczość z pracy Działu;
17) zajmuje się planowaniem potrzeb kadrowych;
18) prowadzi sprawy doskonalenia systemu awansowania i form wyróżniania pracowników;
19) kontroluje przestrzegania dyscypliny pracy;
20) prowadzi sprawy kształcenia, dokształcania i podnoszenia kwalifikacji pracowników;
21) prowadzi sprawy zatrudnienia w zakresie: planowania zatrudnienia, współpracy z jednostkami administracji publicznej, opracowywania regulaminów wynagradzania pracowników;
22) prowadzi ewidencję dokumentów kontroli zewnętrznych oraz przechowuje protokoły, pisma pokontrolne i odpowiedzi.
C. Dział Inicjatyw Programowych i Reklamy
1) prowadzi działalność edukacyjną w oparciu o program autorski zatwierdzony przez Dyrektora Galerii EL;
2) współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami zajmującymi się animacją kulturalną i edukacją dzieci i młodzieży;
3) prowadzi Archiwum, Magazyn Dzieł Sztuki, Bibliotekę Galerii EL;
4) przygotowuje instrukcje niezbędne w procesie gromadzenia i opracowania zbiorów, dokumentacji archiwalnej i zbiorów bibliotecznych;
5) współpracuje z innymi instytucjami wystawienniczymi oraz kuratorami w zakresie specjalności Działu;
6) prowadzi sprawozdawczość z działalności merytorycznej Galerii EL;
7) bierze udział w przygotowaniu wystaw i innych imprez organizowanych przez Galerię EL;
8) pozyskuje środki pozabudżetowe;
9) odpowiada za merytoryczną część witryny internetowej Galerii EL, prowadzi Archiwum Internetowe Galerii EL;
10) prowadzi działalność wydawniczą w zakresie opracowania materiałów, projektowania i kontroli na każdym etapie procesu wydawniczego;
11) przygotowuje od strony formalnej i prawnej umowy i protokoły przyjęcia-zwrotu dzieł sztuki; współpracuje z Działem Administracyjno-Gospodarczym w zakresie zabezpieczenia wystaw czasowych;
12) prowadzi działania mające na celu ochronę i promocję zespołu form przestrzennych - „Otwartej Galerii";
13) współpracuje z innymi komórkami organizacyjnymi galerii w realizacji zadań wynikających z pracy Działu;
15) przygotowuje samodzielnie lub w oparciu o współpracę z kuratorami lub menadżerami część rocznego programu wstawienniczo-koncertowego;
16) opracowuje politykę promocji Galerii EL; współpracuje w tej dziedzinie z Działem Administracyjno-Gospodarczym;
17) opracowuje plan marketingowy działań Galerii EL.
§ 18
Strukturę organizacyjną Galerii EL obrazuje schemat, który stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
W celu realizacji określonych prac lub wykonania konkretnych zadań Dyrektor może powołać komisje, zespoły, grupy problemowe itp.
§ 20
Z chwilą wejścia w życie „Regulaminu Organizacyjnego Centrum Sztuki Galeria EL" traci moc obowiązujący dotychczas Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem nr 1/06 Dyrektora Centrum Sztuki Galeria EL z dnia 24 stycznia 2006 roku.
§ 21
Wejście w życie niniejszego Regulaminu Organizacyjnego następuje po zaopiniowaniu go przez Radę Programową i Prezydenta Miasta Elbląga.